Am vergangenen Mittwoch trafen sich wieder 46 Interessierte aus Rudervereinen im ganzen Land mit dem bewährten DRV Team aus Martina Schott, Cornelia Stampnik und Luisa Gärtner im virtuellen Zoom-Raum. 21 Teilnehmer waren schon bei der Einführungsveranstaltung dabei und warteten gespannt auf die Vorstellung der Vereinsmatrix. Für die 15 neuen Teilnehmer gab es nochmal eine kurze Einführung in die Ziele dieser neuen Veranstaltungsreihe.

Herausforderungen des Vereinsmanagements

Davon gibt es einige, kleinere und größere, die viele Rudervereine im Land beschäftigen. Martina Schott hat in ihrem Verein, der RG Speyer, schon viele davon erfolgreich bewältigt. Sie berichtet, dass der Verein von einem Team aus 9 Personen geführt wird, die in Unter- und Arbeitsgruppen aufgeteilt sind. So ist der Verein fit für die Zukunft und kann auf die Suche nach neuen Mitgliedern und Nachwuchs-Sportlern gehen.

So gut steht es nicht in allen Vereinen. Aber die, die an der Denkwerkstatt teilnehmen, sind auf einem guten Weg und bekommen die Möglichkeit, Lösungen gemeinsam zu entwickeln und sich mit anderen Vereinsvertretern auszutauschen anstatt alleine über den Problemen zu grübeln.

Ehrenamtliche finden

Alle paar Jahre hat die Jahreshauptversammlung in jedem Verein einen besonderen Touch, denn es stehen Wahlen auf dem Programm. „Wiederwahl“ ist da ein gerne verwendetes Wort, das seine Berechtigung hat, wenn die Ehrenamtlichen in den Vorstandsämtern gute Arbeit geleistet haben und bereit sind, das auch weiterhin zu tun. Trotzdem werden immer wieder neue Mitglieder gesucht, die frei werdende Posten besetzen und im Idealfall auch frischen Wind in den Vorstand bringen.

Bei dieser schwierigen Aufgabe liefert die Vereinsmatrix von Swiss Hockey wertvolle Unterstützung. Und so lauschten alle gebannt dem Vortrag von Lukas Steiger.

Vereinsmatrix

Auch wenn diese Matrix für Hockeyvereine in der Schweiz entwickelt wurde, können sicher 80% für Rudervereine in „Ruderdeutschland“ – wie Martina immer so nett sagt – unverändert übernommen werden. Die restlichen 20% werden in den nächsten Wochen und Monaten vom DRV und – vermutlich – Freiwilligen aus der Denkwerkstatt (ich wäre jedenfalls dabei) auf die speziellen Bedürfnisse von Rudervereinen angepasst. Ich vermute, dass hier vor allem die Themen rund um Boote von Kauf, Lagerung, Pflege, Reparatur bis Transport im Mittelpunkt stehen und sich vom Umgang mit einem Hockey-Schläger deutlich unterscheiden.

Am Anfang steht die Vereinsanalyse

Lukas Steiger verglich die Vereinsanalyse mit dem Netzplan der Schweizer Eisenbahn, der im kleinen Land der Berge noch ziemlich übersichtlich aussah. Die wichtige Kernaussage war aber, dass der Verein wissen muss,

• wo er steht
• was vorhanden ist
• was er schon gut gemacht hat und
• welches Potenzial er hat.

Die Analyse erfolgt in der Vereinsmatrix strukturiert in bis zu 5 Kategorien.

• Leitbild, Vereinsstrategie und Statuten
• Clubmanagement
• Spirit of Floorball, Future of Floorball und Floorballmanagement

Um uns nicht komplett zu verwirren, hat sich Lukas anschließend auf die Kategorie Clubmanagement konzentriert. Diese umfasst die Handlungsfelder Vereinsstrukturen, Funktionen und Mitglieder. Zu jedem Handlungsfeld gibt es eine Liste mit Standards. Bei Vereinsstrukturen sind das 166 Aussagen, die keinen Interpretationsspielraum lassen und klar mit ja oder nein beantwortet werden können. Hier in paar Beispiele:

• Der Verein hat ein aktuelles Organigramm mit Funktionen und Namen.
• Der Verein ist in Abteilungen untergliedert.
• Für jede Abteilung gibt es eine verantwortliche Person.
• Für jede Abteilung gibt es Funktionsbeschreibungen und Aufgabenhefte, die den Vorstandsmitgliedern zugewiesen sind.

166 Aussagen… Wahnsinn – habe ich gedacht und war damit vielleicht nicht alleine in der Zuhörerschaft. Aber sicher hat Lukas Recht mit der Aussage, dass eine Struktur für sportlichen Erfolg notwendig ist. Und wie soll das gehen? Keine Sorge, dafür gibt es die Toolbox.

Toolbox

Sie enthält Instrumente zur Unterstützung des Vorstandsalltags. Ein einprägsames erstes Beispiel war eine Aufstellung aller Funktionen im Verein mit Tätigkeiten, gewünschten Kompetenzen und Aufwand in Stunden pro Woche oder Monat. Damit kann die Suche nach Ehrenamtlichen beginnen. Und sie wird sicher erfolgreich, weil der Suchende längerfristig die Augen und Ohren offen halten kann, wer über die gesuchten Kompetenzen verfügt und die gefundenen Personen gezielt darauf ansprechen kann. Wer auf diesem Weg als kompetent erkannt wird, weist sicher eine hohe Bereitschaft zur Mitarbeit auf.

Ich erinnere mich an eine Jahreshauptversammlung in einem Verein, in der der Posten „Ruderwart“ besetzt werden sollte. Diverse Namen wurden vorgeschlagen, keiner der Vorgeschlagen hat „ja“ gesagt. Dann kam aus dem Plenum die Frage, was denn dieser Ruderwart machensoll. Schweigen in der Runde, und auch der scheidende Ruderwart konnte es nicht richtig beantworten…. Wen wundert es, dass der Posten nicht besetzt wurde?

Mit einer Funktionsbeschreibung wäre das natürlich nicht passiert. Beispiele dafür gibt es in der Toolbox. Sie können unverändert benutzt oder einfach an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.

Bei Swiss Hockey werden diverse Dokumente, z.B. Sponsoringkonzepte und -verträge oder Informationen zum Thema Ethik von Vereinen erstellt und anderen Vereinen zur Verfügung gestellt. Denn der Verband, so Lukas Steiger, kann nur so gut sein wie es die Vereine sind. Es herrscht der Community-Gedanke, und es gibt sogar einen Chat, der die Suche erleichtert.

Gruppendiskussion der Teilnehmer

In einer Diskussionsrunde konnten sich die Teilnehmer nach dieser Einführung in die Vereinsmatrix austauschen und angeben, ob es in ihrem Verein bereits Funktionsbeschreibungen und Zuständigkeiten gibt, wie die Aufgabenerfüllung geprüft wird und ob Ehrenamtliche Feedback erhalten.

Hier gab es einen interessanten Bericht eines Vereins aus NRW, der vom dortigen Landessportbund Überraschungspakete erhalten hatte, die für eine kleine Feier im Kreis das gesamten Vereins verwendet werden konnten. So gelangt es einerseits, den Ehrenamtlichen Wertschätzung zu vermitteln und andererseits die geleistete Arbeit für alle Mitglieder sichtbar zu machen.

Aus Hessen kam die Anregung, dass der dortige Landessportbund eine Ausbildung zum Vereins-Manager anbietet, die über 150 Stunden geht und mit einer Lizenz endet. Auch die Notwendigkeit, die Website des Vereins regelmäßig zu pflegen, kam von den Frankfurter Ruderern. Da habt Ihr Recht, kann ich nur sagen 😉

Weitere Vorschläge aus der Praxis waren eine Einstiegsphase über ein Jahr, im den der Kandidat in sein Amt reinwachsen kann und fit gemacht wird, um anschließend verantwortungsvolle Aufgaben zu übernehmen. Das deckt sich mit der Erfahrung, dass kleinere Aufgabenpakete oft leichter zu vergeben sind.

Zum Thema Feedback für Ehrenamtliche wurde angemerkt, dass die ehrenamtliche Leistung etwas Positives bewirken muss. Wenn beispielsweise ein Ehrenamtlicher in der Öffentlichkeitsarbeit dem Verein ein negatives Image beschert, ist die Posten definitv falsch besetzt.

Vereinsmatrix für den DRV anpassen?

Mit dieser Frage schickte uns Conny in Break-Out-Sessions, wo wir zu dritt oder viert diskutieren sollten. In meiner Gruppe war die Antwort schnell klar. Ja, wir glauben, dass die Vereinsmatrix in unseren Vereinen sinnvoll umsetzbar ist und wir wünschen uns, dass der DRV das Thema weiter verfolgt.

Ähnlich war es in den anderen Gruppen, so dass das Votum mit 31 zu 2 Stimmen klar ausfiel. Martina Schott war erfreut und erleichtert zugleich, den erhofften Auftrag zum Weiterarbeiten erhalten zu haben.

Die Vereinsmatrix wird auf der Lernplattform Attention! verfügbar sein. Dafür wurden auch schon Fördermittel vom DOSB bewilligt, so dass der DRV keine anderen Leistungen streichen muss, um die Vereinsmatrix voranzutreiben.

Ich gehöre übrigens zu den „Versuchskaninchen“, die die Lernplattform gerade mit dem Kurs zum Zürcher Ressourcenmodell testen. Darüber berichte ich sicher später an dieser Stelle. Aktuell kann ich aber schon jetzt sagen, dass ich es toll finde, dass unser Verband hier so aktiv ist und die Vereine unterstützt.

Fazit

Ich bin gespannt, wie es mit der Vereinsmatrix weitergeht, wie die Details aussehen und was ruderspezifisch angepasst wird. Natürlich schaue ich dann auch, was für unseren (noch) jungen, kleinen Verein umsetzbar ist. Vielleicht haben wir ja sogar einen Vorteil, weil bei uns noch vieles offen ist und kein „Das haben wir schon immer so gemacht…“ herrscht.